Reminders CRM part 2

Καλή σας ημέρα…

Σήμερα θα δούμε πως θα επεκτείνουμε τις καταχωρήσεις με το Reminders στις λίστες Potentials, Projects και Payments έχοντας ως πρότυπο ένα project με ονομασία Apple Campus. 

Όπως είπα σε προηγούμενο post, στα Potentials καταχωρούμε ένα έργο το οποίο είναι στο στάδιο της προσφοράς. Έτσι λοιπόν καταχωρούμε το έργο υπό προσφορά στην μορφή π.χ Apple Campus 13/11/2013  και συμπληρώνουμε στις παρατηρήσεις ότι για παράδειγμα Ζήτησα 1000 ευρώ 13/11/2013.

Μόλις ο πελάτης μας επιβεβαιώσει ότι δέχεται την προσφορά μας ακολουθούμε τα παρακάτω στάδια:

1. Τσεκάρουμε από την λίστα των Potentials την καταχώρηση που είχαμε κάνει για το υποψήφιο έργο π.χ  Apple Campus 13/11/2013. Δεν υπάρχει λόγος να το έχουμε πια διαθέσιμο σαν ανεκπλήρωτη υπενθύμιση αλλά είναι εξίσου σημαντικό να συμπληρώσουμε τη λέξη WON στον τίτλο για να γνωρίζουμε πως η προσφορά που είχαμε δώσει εγκρίθηκε. Σε αντίθετη περίπτωση γράφουμε LOST στον αρχικό μας τίτλο. Συνεπώς αν το έργο εγκριθεί στις 14/11/2013 συμπληρώνουμε WON Apple Campus 14/11/2013 και τσεκάρουμε το reminder.

2. Κάνουμε copy τον τίτλο του potential που μόλις τσεκάραμε και το κάνουμε paste σαν νέα υπενθύμιση στην λίστα Projects. Προσοχή στην ημερομηνία που θα βάλουμε τώρα αφού καλό είναι να την αλλάξουμε με αυτήν που θα ξεκινήσει το έργο. Επίσης συμπληρώνουμε την λέξη έναρξη γράφοντας Έναρξη Apple Campus 15/11/2013. Αυτό μας δίνει την επιλογή να αναζητήσουμε τα έργα μας μελλοντικά με φίλτρα όπως Έναρξη 11/2013 κ.ο.κ. 

3. Στη συνέχεια στην ίδια λίστα Projects δημιουργούμε μία δεύτερη καταχώριση Tasks Apple Campus.  Εδώ η ημερομηνία μπορεί να παραληφθεί από τον τίτλο. Στην υπενθύμιση αυτήν λοιπόν θα συμπληρώσουμε σαν note ότι ενέργειες θα πρέπει να κάνουμε για την εκπλήρωση του έργου. Σε κάθε ενέργεια που θα ολοκληρώνεται θα συμπληρώνεται και η ημερομηνία που έγινε η ενέργεια αυτή. Εναλλακτικά θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε ξεχωριστά reminders για κάθε μία εργασία βάζοντας για τίτλο π.χ Πολεοδομία Apple Campus.

4. Στην λίστα Payments, δημιουργούμε μία καρτέλα με τη μορφή π.χ 1000 ευρώ απαίτηση Apple Campus. Σε κάθε πληρωμή που θα γίνεται θα καταχωρείται στην ίδια καρτέλα Payments με μορφή π.χ 100 ευρώ Apple Campus 16/11/2013 και θα τσεκάρεται ως ολοκληρωμένη ενέργεια. Με την αποπληρωμή όλου του ποσού τσεκάρεται και η αρχική καταχώριση της απαίτησης.

5. Τέλος όταν το έργο θα παραδίδεται και δεν θα υπάρχουν οικονομικές εκκρεμότητες θα γίνεται καταχώριση στη λίστα έργα ως Λήξη Apple Campus 10/12/2013.

Αν θέλουμε να δούμε την πλήρη καρτέλα ενός πελάτη μας απλά γράφουμε στο πεδίο search το όνομα του έργου που του είχαμε δώσει αρχικά και θα έχουμε όλες τις καταχωρήσεις που αφορούν το έργο μέχρι την υλοποίηση του. 

Όλα τα παραπάνω στάδια αποτυπώνονται στις φωτογραφίες που ακολουθούν. Όπως καταλαβαίνετε μπορούμε να αναζητήσουμε ότι εμείς θέλουμε , λέξη ημερομηνία αριθμό, αρκεί να το έχουμε καταχωρήσει με σε μία από τις λίστες μας. 

Μία σημαντική παρατήρηση πριν σας αφήσω. Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή reminders σε περιβάλλον OSX ή iOS τότε δεν έχει καμία σημασία το αν γράφετε με κεφαλαία, μικρά, με τόνους ή χωρίς τόνους. Αν όμως θέλετε να επεξεργάζεστε τις καταχωρήσεις σας σε περιβάλλον WINDOWS μέσα από browsers (chrome ie...) από την διεύθυνση www.icloud.com,  τότε  θα πρέπει να θυμάστε αν έχετε βάλει τόνο σε κάποια λέξη ή έχετε χρησιμοποιήσει κεφαλαία. 

Κλείνοντας θα ήθελα να επισημάνω πως υπάρχουν αρκετά καλές δωρεάν online εφαρμογές για διαχείριση πελατολογίου όπως ZOHO CRM και Insightly που αποθηκεύουν τα πάντα σε δικούς τους  servers. 

Σκέψη πρώτη: Αν επιλέξετε τις online εφαρμογές και ένα ωραίο πρωινό δεν έχετε σύνδεση στο internet τι κάνετε? Σκέψη δεύτερη: Αν οι servers του ZOHO αντιμετωπίσουν πρόβλημα τι κάνετε? Σκέψη 3: Με την Apple μπορείτε να έχετε  backup των reminders σε έναν εξωτερικό δίσκο, στο iphone, στο ipad και στο mac .Έτσι σε περίπτωση που οι servers της Apple πέσουν τα Reminders σας θα είναι παντού διαθέσιμα να σας περιμένουν...